VORSPRUNG ### Nachrichten aus der Region Main-Kinzig ### 
Innerhalb eines Unternehmens gibt es viele Stationen an denen schnelle und flexible Absprachen von Nöten sind um richtig auf eine neue Situation oder ein Projekt eingehen zu können.
Denn häufiger als gewünscht können Missverständnisse und unvorhergesehene Situationen auftreten, die zu Doppelarbeit oder nur schlecht einhaltbaren Terminen führen, was in beiden Fällen bares Geld und vor allem Zeit kostet. Auch können vermeintlich simple Bürotätigkeiten wie die regelmäßige Besorgung von Büromaterial durch bestimmte Prozesse und ineffektive Rahmenbeiendungen zeitintensiver und mit bürokratischen Hürden versehen sein.
Oft hat man Zwischenlösungen gefunden wie E-Mailverteiler oder regelmäßige Meetings, um alle Beteiligten über Termine oder gemeinsame Projekte auf dem Laufenden zu halten. Derartige Lösungen funktionieren mehr oder minder gut und manchmal benötigen Sie mehr Zeit als eigentlich nötig, da diese Prozesse eher unflexibel auf kleine Änderungen, wie beispielsweise einem kranken Mitarbeiter, reagieren können.
Effektive Hilfen statt Behelfsmäßiger Krücken
Damit kleine Unvorhersehbarkeiten nicht ganz so gravierend Einfluss auf ein Projekt nehmen können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.Wichtige Ansprechpartner müssen verfügbar sein wenn sie gebraucht werden, selbst wenn sie räumlich getrennt sind und sich dadurch nur schlecht persönlich austauschen können oder die Ansprechpartner in Meetings oder in andere wichtige Tätigkeiten involviert sind.
Bei Letzterem haben sich beispielsweise für die Mitarbeiter öffentlich einsehbare digitale Terminkalender (wie zum etwa der Outlook-Terminkalender) als sehr hilfreich erwiesen, da diese vom Arbeitsplatz schnell eingesehen und aktualisiert werden können, sollten sich eine Änderung ergeben haben.
Für die gemeinsame Projektarbeit sind gut aufgebaute Excel-Listen, die zum Beispiel durch eine gute Farbcodierung schnell zu den gesuchten Informationen führen eine erhebliche Erleichterung, da sich so die Zeit, die mit der Suche verbracht wird deutlich verkürzt und Fehlinformationen minimiert werden können. Der aktuelle Stand und die jeweiligen Arbeitsfortschritte können mit gemeinsamen Ordnern im Firmennetzwerk und Kommunikationsmöglichkeiten untereinander beispielsweise über Skype for Business (ehemals Microsoft Lync) verbessert und ausgetauscht werden, wodurch sich Missverständnisse minimieren lassen und eventuelle Doppelarbeit am gleichen Element vermeiden lässt.
Büroalltag vereinfachen
Mithilfe vieler kleiner Hilfen lässt sich der Büroalltag so deutlich entspannter und fokussierter abhandeln. Allerdings können auch administrative Vorgänge wie Urlaubsanträge und Abwesenheiten der Mitarbeiter mithilfe von gut angelegten Listen leichter Planen und ausgleichen, sodass sich unnötig aufhaltende Termine über vergleichsweise Kleinigkeiten schnell ad acta legen lassen, da sie über schnelle Wege kommuniziert und wenn nötig auch begründet werden können, ohne lästige Anträge in Papierform auszufüllen, welche eventuell verlegt oder verloren werden können.
Damit man sich allerdings nicht in den vielen kleinen Hilfen verzettelt bietet sich in vielen Fällen auch eine professionelle sowie umfassende Softwaresuite an, bei der alle oben genannten Hilfsmöglichkeiten individuell miteinander verzahnt sind. So gestaltet sich die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern besonders effektiv und eventuelle "Reibungsverluste" entfallen.
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