Die Reisekostenabrechnung - wie werden im Unternehmen Reisekosten abgerechnet?

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Mit dem Begriff "Reisekostenabrechnung" bezeichnet man eine Zusammenstellung aller Kosten, die der Firma durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Dazu zählen die Kosten für die Fahrt, die Übernachtung, die Nebenkosten und der Mehraufwand für die Verpflegung.

Von einer Geschäfts- oder Dienstreise wird dann gesprochen, wenn der Unternehmer selbst oder ein Mitarbeiter vorübergehend weg von der Arbeitsstätte und der Wohnung tätig wird. Nicht jede Tätigkeit auswärts wird aber als Geschäftsreise anerkannt. Wenn beispielsweise ein Firmenkunde innerhalb der Stadtgrenze aufgesucht wird, ist das keine Dienstreise. Sie haben in einem solchen Fall keinen Anspruch auf die Rückerstattung von Reisekosten.

Moderne Unternehmen verwenden eine spezielle Reisekostenmanagementsoftware. Damit verwalten Sie die Reisekostenabrechnungen ganz einfach. Ausgaben mit Expensya zu verwalten, spart Zeit und Geld.

Wer erstellt eine Abrechnung der Reisekosten?

Geht jemand auf Geschäftsreise gehen, kann er auch eine Reisekostenabrechnung erstellen. Das bedeutet, der Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens genauso wie Angestellte.

Es gibt keinerlei gesetzliche Verpflichtung für Firmen, eine Abrechnung der Reisekosten zu erstellen. Das bedeutet, Firmen müssen den Mitarbeitern keine Pauschalen für die Verpflegung  und Übernachtung bezahlen. In einem solchen Fall können die Angestellten die Kosten bei der Erklärung der Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen.

Weshalb Reisekostenabrechnungen?

Damit Arbeitnehmern die Reisekosten frei von Lohnsteuer bzw. damit die Firmeninhaber die Kosten der Reise bei der Erklärung der Steuer geltend machen können, muss dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass auch wirklich eine Dienstreise vorgelegen hat.

Um das zu bestätigen, erstellen Firmen eine Reisekostenabrechnung, in der sämtliche Kosten aufgelistet und die betreffenden Belege und Quittungen beigefügt sind. Bewahren Sie alle Belege auf und archivieren Sie diese.

Welche Reisekosten kann man geltend machen?

Reisekosten erscheinen als betriebliche Ausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder der Gewinn- und Verlustrechnung auf und vermindern die steuerliche Belastung. Sie setzen sich aus vier Kostenarten zusammen:

  1. Den Kosten für die Fahrt
  2. Den Kosten für die Übernachtung
  3. Den Mehraufwand für die Verpflegung
  4. Den Reisenebenkosten

Diese Ausgaben sollte man entsprechend dokumentieren und die Belege sowie die Quittungen sammeln. Dann kann man diese Aufwendungen als steuerreduzierend geltend machen und einen Vorsteuerabzug in die Wege leiten.

Fahrtkosten

Fahrtkosten können dann geltend gemacht werden, wenn Reisende nicht mit einem Firmen-KFZ unterwegs sind. Darunter fallen sämtliche Aufwendungen, die im Zuge von Hin- und Rückfahrten, den Fahrten am Zielort und den dazwischenliegenden Heimfahrten entstehen, sofern diese mit einem der folgenden Verkehrsmittel unternommen werden:

  • Dem Privat-KFZ
  • Einem Mietwagen
  • Dem Flugzeug
  • Der Bahn
  • Einem Taxi

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln bekommen Sie ein Ticket mit dem Reiseverlauf. Auch bei Leihfahrzeugen ist das Feststellen der Kosten nicht schwer, da Sie auch dort eine Rechnung erhalten. Etwas schwieriger ist die Berechnung von Fahrtkosten, wenn der private Pkw verwendet wird.

Wie rechnet man die Fahrtkosten ab?

Fahrtkosten werden in voller Höhe rückerstattet, sofern ein Nachweis vorliegt. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln bzw. Mietwagen müssen die Unterlagen aufgehoben werden.

Den umfangreichsten Spielraum haben Geschäftsreisende, wenn sie den privaten Pkw verwenden. Denn dann stehen zwei Varianten zur Auswahl:

  • die Kilometerpauschale
  • der fahrzeugindividuelle Kilometersatz

Übernachtungskosten

Sämtliche Aufwendungen, die entstehen, dass Reisende auswärts übernachten, sind Übernachtungskosten. Dazu zählt man unter anderem:

  • Die Kosten für Hotelaufenthalte
  • Die Mieten für ein Appartement

Kosten für die Übernachtung können stets in voller Höhe angeführt werden, sofern sie belegbar sind. Deshalb sollte man alle Rechnungen sammeln, um die Ausgaben beweisen zu können.

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