Effektive Geschäftskorrespondenz: Tipps, die Sie befolgen sollten

Es gibt allgemeine Regeln, die Ihnen helfen können, Ihre Geschäftskorrespondenz effektiv zu gestalten.

Wenn Sie beispielsweise eine Person, mit der Sie zum ersten Mal in Korrespondenz stehen, eine Zusammenarbeit anbieten möchten, sollten Sie nur Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verwenden, die im Abschnitt „Kontakte“ auf ihrer Website oder in sozialen Netzwerken angegeben ist. Sie sollten keine privaten Nachrichten in sozialen Media-Konten schreiben. Viele Menschen unterscheiden klar zwischen persönlichen Lebens- und Arbeitsthemen, und solche Störungen können zu einem produktiven Gespräch nicht führen. {jathumbnail off}

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Betreffzeile einfügen. Einige Leute erhalten mehr als hundert Arbeitsbriefe pro Tag. Wenn Sie die Betreffzeile nicht ausfüllen, kann Ihr Brief entweder verloren gehen oder in den Papierkorb verschoben werden, ohne gelesen zu werden. Überprüfen Sie unbedingt alle Dateien, die Sie anhängen möchten, zum Beispiel, sollten Sie auch ein PDF komprimieren, wenn diese Datei zu groß ist. Senden Sie Ihre Anhänge auch nicht ohne Namen. Vor dem Absenden lesen Sie Ihren Text unbedingt noch einmal.

Wenn Sie in einem Kettenbrief chatten, sollten Sie diese nicht auflösen, sondern eine neue Kette erstellen, sonst verwirrt man sich. Wenn Sie einen Brief mit mehreren Adressaten in der Kopie erhalten haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Allen antworten“, damit mehrere Personen gleichzeitig auf das besprochene Problem in der Korrespondenz antworten können.

Der nächste wichtige Punkt ist die Gestaltung eines Geschäftsbriefs. Auch wenn Sie sehr beschäftigt sind und versuchen, so schnell wie möglich einen Brief zu schreiben und zu senden, vergessen Sie die Gestaltung nicht. Besonders wenn Sie mit externen Partnern korrespondieren. Vergessen Sie nicht, Leerzeichen, Satzzeichen und Großbuchstaben korrekt anzuzeigen. Auch sollte man keine Auslassungspunkte verwenden. Dies ist kein Interpunktionszeichen für Geschäftskorrespondenz.

Außerdem hat ein Geschäftsbrief eine bestimmte Struktur, die aus einer Begrüßung, einem informativen Teil besteht, der unbedingt den Grund für das Senden und eine Schlussfolgerung enthalten muss, die normalerweise Vorschläge, Wünsche, Fristen usw. enthält.

Vermarkter behaupten: 80 % der Gewinne des Unternehmens kommen von Stammkunden. Für uns bedeutet dies, dass Arbeiten zur Kundenbindung besondere Aufmerksamkeit erhalten sollte.

Was sind die einfachen und gleichzeitig wichtigen Punkte, die im Brief kontrolliert werden müssen?

So lauten die wichtigen Regeln für die Geschäftsbriefe:

1. 1. Aufmerksamkeit auf die Bedürfnisse und Fragen des Empfängers lenken und sich auf diese Interessen konzentrieren;
2. 2. Verwendung des Vokabulars des Empfängers im Antworttext;
3. 3. Befolgen Sie die Logik des Empfängers;
4. 4. Schreiben Sie Ihren Brief einfach;
5. 5. Führen Sie eine abschließende, sorgfältige Prüfung Ihres Briefes gründlich durch.

Versuchen Sie, E-Mails nur während der Geschäftszeiten zu senden. Wenn das Problem sehr dringend ist und nach Ablauf des Arbeitstages behoben werden muss, ist es besser, anzurufen. In der Regel kann alles bis zum nächsten Morgen warten.

Die Art und Weise, wie Sie Briefe, Anhänge, Betreff verwenden und allgemein, wie Sie sich auf Geschäftskorrespondenz beziehen – zeigen Ihre Kompetenz. Diese wichtigen Tipps helfen Ihnen dabei, Ihren Geschäftspartnern ein positives Signal zu geben, dass sie mit Ihnen Geschäfte machen können.